현장조사 서식 작성
준비단계에서는 설계도서의 검토, 현장여건의 파악, 당사자의 의견청취, 제반 현황과 관련된 자료수집이 중요하다. 또한 이미 수립된 계획이라 하더라도 실행과정에서 지속적인 수정, 보완하는 과정을 거치게 된다. 그러므로 현장조사 전 감정신청항목에 대한 현장조사서식을 미리 작성하고 조사에 착수하면 효율적인 조사를 수행할 수 있다.
회의록 · 업무일지 등
1) 회의록
회의록은 추후 회의내용의 확인이 용이하고, 의사 결정의 근거자료로도 활용될 수 있으므로 원 · 피고 측과 회의나 감정관련 업무회의 시 작성하여야 한다.
2) 업무일지
업무일지는 진행상황을 정리함으로써 업무 계획을 세우고 점검할 수 있는 자료가 된다. 뿐만 아니라 감정의 구체적 수행내역을 파악할 수 있는 근거자료로도 활용할 수 있다.
3) 확인증
설계도서는 여러 종류가 있다. 간혹 기준도면에 따라 감정 결과가 달라지는 경우도 있으므로 설계도면의 확정은 상당히 중요하다고 할 수 있다. 그러므로 설계도서는 반드시 원 · 피고 서로의 확인을 거친 후 인수하여 감정에 임하여야 한다. 이때 이를 확인증으로 남겨놓는 것이 좋다.
설게도면에 대하여 당사자 간 합의가 이루어지지 아니하는 경우에는, 관할관청 등에 대한 사실조회 및 문서송부촉탁의 방법으로 각종 도면을 미리 제공받거나 감정절차에 들어가기전 재판부의 심리를 통하여 확정되므로 감정기일에는 기준이 되는 도면을 특정하여 감정을 명하는 것이 통상적이다. 그러나 감정절차진행 중에 다툼이 생기는 경우도 있을 수 있으므로, 이러한 경우는 반드시 재판부에 그 사실을 알리고, 지시를 기다려 절차를 진행하는 것이 바람직하다.
착수회의
감정인은 현장조사에 임하기에 앞서 원 · 피고 당사자와 함께 착수 회의를 갖는 것이 좋다. 회의를 통하여 설계도서, 자료목록을 확인하고, 주요 하자에 대한 의견교환도 이루어지기 때문이다. 착수회의에서는 아래와 같은 사항들을 미리 정리하여 당사자들의 협조를 구하거나 협의하여야 한다.
● 원 · 피고 자료접수 점검
● 조사대상 부위 및 범위 표본조사의 대상, 방법 확정
● 전문조사, 시험 및 진단, 게측의 범위
● 일정 및 안전관리 협의 각종 협조 안내 (예 : 세대별 조사일정)
● 임시 사무공간
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